I denne guiden viser vi deg hvordan du kan drive boligutleie smart og effektivt og samtidig bli en mer attraktiv boligutleier:

1. Finne leietakere og legge ut boliger til leie
2. Registrere eiendommer og få oversikt over utleieenheter
3. Se all dialog og alle dokumenter på ett sted
4. Registrering av leiekontrakter 
   Signering av husleiekontrakt med BankID, leietakere fra utlandet, strøm,
   husordensregler/vedlegg til kontrakten
5. Innflytting og overlevering av utleieboligen
6. Få fullstendig oversikt over innbetalinger
7. Vanlige spørsmål om innkreving av husleien
   Automatisk innkreving, påminnelser, inkasso, ekstra utlegg eller reduksjon
   i husleien, indeksregulering
8. Depositumskonto
9. Depositumsgaranti
10. Avslutning av leiekontrakt og leieforhold
    Registrere avslutning, inn- og utflyttingsprotokoller
11. Utleie fra selskap? Regnskap, rapportering og bokføring
    Automatiske utsendelser, import til regnskapssystem og SAF-T rapporter

Med Hybel Premium er det er slutt på å bekymre seg om leien blir betalt. Du sparer tid, penger, unngår feil og unødig hodebry. Vi hjelper deg med å bli en mer effektiv boligutleier, og gjør livet ditt enklere ved å automatisere og digitalisere mange av prosessene du i dag gjør manuelt.

Sammen skaper vi et tryggere, enklere og mer effektivt utleiemarked - både for utleier og leietaker!

Hybel Premium - kort forklart

Hybel.no, markedsplassen: her finner du dine nye leietakere og legger ut boliger til leie

Hybel.no i dag over 530.000 registrerte brukere og formidler ca. 130.000 boligannonser. I flere byer befester Hybel seg nå som den største markedsplassen for boligutleie, så enten om du skal finne bolig eller finne leietakere er Hybel.no sin markedsplass et naturlig sted å starte. Det er helt gratis å annonsere på Hybel.no

På markedsplassen finner leietakere og boligutleiere hverandre. Flere leietakere har også leietakerbevis som sikrer deres kredittverdighet.

Du kan lete opp leietakere du mener kan passe godt til ut fra dine egne kriterier. Leietakere kan også kontakte deg direkte.

Det er svært lett å sende meldinger til potensielle leietakere hvor du viser fram boligen din.

I denne videoen viser vi deg hvordan du kan finne riktige leietakere raskere:

Registrer dine utleieboliger

Det tar kun få minutter å få en riktig og god struktur på din utleieportefølje. Du kan selvsagt få hjelp ifra oss dersom du ønsker dette. 

Begynn med å starte en 3 mnd. gratis prøveperiode på Hybel Premium. Deretter koster tjenesten fra 39,- per måned per leieforhold. I dag administrerer utleiere over 10 000 leieforhold ved hjelp av Hybel Premium.

Når du trykker 'Kom i gang' kan du raskt registrere de juridiske enhetene din plattform skal gjøre boligutleie på vegne av. Deretter registrerer du dine utleieboliger. Hybel henter data fra statens kartverk (gårds- og bruksnummer, bolignummer), men du kan også gi eiendommen et seksjonsnummer dersom du har en egen struktur på din boligutleie. Vi anbefaler at du legger inn målepunktID til boligene. Da vil dette dukke automatisk opp i de nye leiekontraktene du oppretter fremover og gjøre det enkelt for dine leietakere å overta strøm.

Eiendomsoversikten gir deg fullstendig oversikt over dine eiendommer og utleiestatus på disse. Du ser hvem som bor hvor og inntekt per eiendom, og du kan sende meldinger til alle som bor på eiendommen. Du kan også legge inn notater, huskelister og gjøremål på eiendommene

I filmen under ser du hvordan du får automatisert og digitalisert din utleievirksomhet på få minutter.

Dialog og dokumenter på ett sted

Når du har lagt inn dine utleieboliger blir det enkelt for deg å se hvem som bor hvor og opprette nye og registrere eksiterende leiekontrakter. Det blir også enkelt å kommunisere med leietakerne dine både individuelt eller til alle som bor i en eiendom eller i et helt bygg:

Du har full oversikt over alle dine leieforhold med alle viktige detaljer. Her finner du leiekontrakter, betalingsstatus og du oppretter inn- og utflyttingsprotokoll. 

Du kan enkelt kommunisere med leietakerne som bidrar til et effektivt og hyggelig leieforhold. I oversikten per leietaker registrerer du også avslutning av leieforholdet og gjør indeksreguleringer.

Slik registrerer du eksisterende og nye leiekontrakter

På Hybel kan du enkelt opprette og signere husleiekontrakter. Hybel sin husleiekontrakt følger husleielovens bestemmelser og er kvalitetssikret av jurister. Du kan selvsagt også registrere dine eksisterende leiekontrakter slik at du også får full oversikt på hele din utleieportefølje. 

Gjennom Hybel Premium oppretter du juridiske vanntette kontrakter som følger husleielovens bestemmelser.

1. Jeg har allerede en eksisterende leiekontrakt som er signert på papir eller opprettet via andre tjenester: 

1. Trykk på knappen + Ny kontrakt øverst til høyre og velg Eksisterende kontrakt
2. Fyll inn data om ditt leieforhold. Din leietaker får en hyggelig melding om at du har inngått en avtale med Hybel og at de fremover vil motta betalingsmeldinger fra Hybel. De nå ikke signere ny leiekontratkt.

2. Jeg har ikke kontrakt, og har funnet leietaker gjennom Hybel.no:

Oppretting av leiekontrakt direkte via innboks:

1. Gå til Meldinger i menyen
2. Velg den aktuelle leietakeren i samtalelisten
3. Trykk på knappen Opprett leiekontrakt som du finner i dialogvinduet.

3. Jeg har ikke kontrakt, og har funnet leietaker utenfor Hybel.no:

Oppretting av leiekontrakt via menyen:

1. Trykk på knappen + Ny leiekontrakt øverst til høyre og Ny Husleiekontrakt
2. For å registrere leietaker må du legge inn leietakers navn og e-postadresse. Leietaker vil motta en e-post for signering så snart du deler kontrakten. Leietaker fyller selv inn sitt telefonnummer og fødselsdato. Du vil få melding så snart leietaker har signert hvor du kan kan signere. 
   
   

Denne filmen viser hvordan du oppretter nye leiekontrakter med BankID-signering:

Vi anbefaler at du velger BankID som signeringsmåte, men du kan også tillate signering via SMS eller Social login (Facebook, Google eller LinkedIn) dersom du har utenlandske leietakere. 

Leietakere fra utlandet:  Her velger du signatur med SMS eller Social login og oppretter depositum på egenhånd. 

Leieobjekt: Siden du allerede har registrert alle dine utleieboliger vil du raskt kunne finne rett bolig i rullegardinen her. Samtidig ser du også hvem som bor i de ulike eiendommene og unngår dermed dobbeltregistreringer. 

Du velger tidsbestemt eller tidsubestemt kontrakt og start/sluttdato for leieforholdet.

Dersom utleier velger at leietaker skal tegne et strømabonnement, vil leietaker få en pop-up med et godt tilbud på Strøm fra Talkmore i forbindelse med signering av kontrakten. Du vil også få en bekreftelse på at strøm er overtatt av din leietaker fra kontraktsstart. 

Sikkerhet: Som utleier bør du ha 3 måneders sikkerhet. Du får her valget mellom depositumskonto fra Lea bank eller depositumsgaranti fra Tryg til gode vilkår. Du har full oversikt over status på dine depositum og garantier under Sikkerhet i venstremenyen. 

Dersom du har egne husordensregler eller avtaler du har gjort med din leietaker legger du dette inn i kontrakten. Plattformen vil huske denne informasjonen neste gang du oppretter leiekontrakt. Du kan fritt redigere kontrakten frem til du har signert kontrakten. Dersom du ønsker å endre kontrakten etter at leietaker har signert, vil leietaker automatisk få en ny melding og beskjed om å signere på ny. 

Her kan du også lese mer om leiekontrakter.

Innflytting og overlevering av utleieboligen

En innflyttingsprotokoll benyttes for å dokumentere leieobjektets stand ved innflytting. Dette er viktig for å forhindre eventuelle tvister mellom utleier og leietaker ved utflytting. Få dager før overtakelse vil du motta en automatisk melding fra plattformen din om å forberede innflyttingsprotokollen. 

Innflyttingsprotokollen oppretter du via plattformen din på samme måte som leiekontrakten. Vi anbefaler at du logger deg inn på Hybel-profilen din med mobiltelefonen og gjør innflyttingen her.

1. Gå til Leiekontrakter i venstremenyen
2. Klikk deg inn på den aktuelle leietakeren
3. Gå til fanen Innflytting
4. Fyll ut skjemaet, last opp bilder som dokumenterer boligens tilstand, og send protokollen til leietaker for signering. 
   
   

Utleier og leietaker har full historikk og all dokumentasjon på ett sted

Få fullstendig oversikt over innbetalinger

Du har til enhver tid full oversikt over husleie som forfaller og status på innbetalingene dine.  Systemet purrer også leietaker på innbetalingen iht. avtalt dato som står i leiekontrakten. Listen kan filtreres på periode, bolig og leietaker. For den aktuelle betalingen kan du også endre leiesum, forfallsdato eller registrere en manuell innbetaling.

Det blir slutt på å bekymre seg om leien blir betalt. Du sparer tid, penger, unngår feil og unødig hodebry.

Du har full oversikt over påløpte inntekter og forfalt leie.

Vanlige spørsmål om innkreving av husleien

Når du registrerer en eksisterende leiekontrakt på Hybel, vil vi starte med å kreve inn husleie fra og med neste forfall. Hvis det for eksempel er avtalt at leietaker skal betale husleie den 1. i hver måned og kontrakten registreres 25. januar vil første forfall være 1.februar. Hvis kontrakten registreres etter 1. februar vil første forfall være 1. mars.

Hybel gjør det enkelt for din leietaker å opprette avtalegiro slik leien blir betalt i tide

Når du signerer nye kontrakter, vil plattformen automatisk kreve inn leie fra oppstartstidspunkt. 

Utleier vil motta husleien på sin konto samme eller senest neste virkedag betalingen er utført av leietaker.

Selve innkrevingen skjer på følgende måte:

1. Det sendes varsel til leietaker 15 dager før husleie forfaller. 
   
   Varslingen inneholder all relevant betalingsinfo og sendes både på e-post og SMS. Det er også link til International Payment instructions dersom din leietaker betaler fra utenlands konto. 
2. Det sendes påminnelser dag 1 og 5 ved uteblitt betaling
3. Det sendes inkassovarsel dag 14 dersom husleie fortsatt ikke er betalt.
4. Hybel sin inkassopartner sender betalingsoppfordring og varsel om fravikelse dersom husleie ikke er betalt innen 17 dager etter inkassovarsel er sendt
   
   

Hybel sender påminnelser til dine leietakere - slik du slipper

Du har enkel tilgang til å se dine betalingsstatuser under Husleie i venstremenyen. Så snart betaling er registrert inn på vår konto oppdateres status i betalingsoversikten og utleier får melding om innbetaling.

Har du avtalt en reduksjon i husleie?

Dersom du har avtalt med leietaker at det skal betales et lavere beløp en måned kan du endre beløpet på følgende måte:

1. Gå til Husleie i menyen
2. Finn den aktuelle fakturaen, trykk Valg og Endre beløp 
3. Skriv i nytt beløp og årsak til endring og trykk Bekreft

Du registrerer ønskede endringer - plattformen tar seg av resten.

Utlegg i tillegg til husleie?

Noen ganger ønsker utleier å ta betalt for ekstra kostnader fra leietaker, eller leietaker kan ha lagt ut på vegne av utleier. Dette kan for eksempel være dersom leietaker har mistet nøklene eller har lagt ut penger for ny vaskemaskin hvor utleier skal dekke kostnaden. 

1. Gå til Husleie i menyen og trykk Utlegg og Nytt utlegg
2. Velg om leietaker skal faktureres for utleiers utlegg eller om utleier skal refundere leietakers utlegg
3. Velg leietakeren det gjelder, type utlegg, beskrivelse og beløp. Neste faktura vil da oppdateres med dette beløpet. 

Indeksregulering:
Husleieloven gir utleier anledning til å indeksregulere leieprisen en gang per år. Dette er viktig for mange. Du får en påminnelse fra plattformen din hver gang du kan varsle din leietaker om å  indeksregulere leiekontrakten. Hvis du har mange kontrakter, kan du også enkelt se hvilke kontrakter som ikke er indeksregulert ved å gå til Leiekontrakter i menyen og filtrere på status Ikke indeksregulert.

For å indeksregulere en leiekontrakt gjør du følgende:

1. Gå til Leiekontrakter i menyen
2. Klikk deg inn på den aktuelle leietakeren
3. Trykk Valg og velg Indeksregulering

Her kan du lese mer utfyllende informasjon om innkreving av husleien

Depositumskonto

I samarbeid med vår partner Lea bank tilbyr vi enkel opprettelse av depositumskonto til alle våre Hybel Premium kunder. Dette forutsetter at partene bruker hybel.no sin leiekontrakt og at begge parter signerer kontrakten med BankID. Bestilling skjer automatisk etter at begge parter har signert leiekontrakten.

Nå er det enkelt å opprette og avslutte depositumskontoer.

Utleier har tilgang til å se status på depositumskontoene ved å gå til Sikkerhet i menyen. I oversikten vises status på bestillingene og eventuelt hva som er neste steg i prosessen. Klikk på spørsmålstegn-ikonet ved siden av status-indikatoren for å få mer detaljer rundt status.

Her kan du lese mer om depositumskonto

Depositumsgaranti fra Tryg

Depositumsgaranti er et alternativ til ordinært depositum ved leie av bolig for privatpersoner. Fordelen for deg som utleier at det er enklere å be leietaker gi en høy sikkerhet. 

Dette er en selvskyldnergaranti. Garantien gir utleier sikkerhet for blant annet skyldig husleie, skader på husrommet, utgifter til utkastelse og andre krav som reiser seg av leieavtalen, jamfør husleieloven § 3-6. 

Fordelen for leietaker er at vedkommende slipper å binde opp et stort beløp på en depositumskonto. Leietaker betaler kun en engangskostnad på 14 % av avtalt sikkerhetsbeløp. Det er imidlertid viktig å merke seg at enhver utbetaling som blir gjort under garantien vil Tryg kreve tilbakebetalt fra leietaker.

Utleier har den sammen sikkerheten ved Depositumsgaranti som ved et vanlig depositum. Dersom leietaker ikke klarer å betale et rettmessig krav til utleier, vil Tryg være din garantist og utbetale skyldig beløp.

Her kan du lese mer utfyllende om depositumsgaranti

Avslutning av leiekontrakt og leieforhold

Når leietaker sier opp leiekontrakten må du gjøre følgende:

1. Registrere avslutning av leiekontrakten slik at innkreving av husleie stopper i rett tid og at du samtidig har en oppdatert oversikt over hvilke boliger som blir ledig når. 
2. Opprette utflyttingsprotokoll på utflyttingsdato som også automatiserer oppgjør av depositum/garanti.

Slik registrerer du avslutning av leiekontrakten:

1. Gå til Leiekontrakter i menyen
2. Klikk deg inn på den aktuelle leietakeren
3. Trykk Valg og Register avslutning
4. I skjemaet skriver du inn ny avslutningsdato for leiekontrakten. Hybel stopper dermed innkreving av husleie og du har alltid rett oversikt over hvem som er dine leietakere. 
   
    

Utflyttingsprotokoll:

En utflyttingsprotokoll benyttes for å dokumentere leieobjektets stand ved utflytting og for oppgjør av depositumskonto eller garanti knyttet til leieforholdet. I utflyttingsprotokollen spesifiseres det hvor mye leietaker skylder utleier for ubetalt leie, strøm, skader og lignende. Begge parter signerer utflyttingsprotokollen og denne sendes så til banken eller garantist for oppgjør av hhv. depositumskonto eller garanti.

Slik oppretter du utflyttingsprotokoll:

1. Gå til Leiekontrakter i menyen
2. Klikk deg inn på den aktuelle leietakeren
3. Gå til fanen Utflytting
4. Fyll ut skjemaet og send protokollen til leietaker for signering
   
   
5. 

Utleie fra selskap? Regnskap, rapportering og bokføring

Systemet genererer regnskapsrapporter som forenkler regnskapsføringen betraktelig. Det er også lagt opp integrasjoner mot de største regnskapssystemene for automatisk bokføring. Du kan enkelt sette opp automatisk utsending til regnskap eller ta ut og sende rapportene selv.

Automatisk utsendelser til regnskapsfører til din regnskapsfører skjer enkelt fra Hybel Premium. Her hjelper teamet i Hybel deg også hvis du skulle ha spørsmål til ditt regnskapssystem. 

Med Hybel Premium er det ikke nødvendig å føre alle forfall og innbetalinger per leietaker manuelt. Hybel Premium fungerer som et forsystem til regnskapssystemet, og på grunn av dette er det ikke nødvendig å føre en fullstendig kundespesifikasjon for leietakere i regnskapssystemet - det er tilstrekkelig å føre aggregerte tall eller samlesummer. Selve kundespesifikasjon ligger på Hybel og dette utgjør dermed en underspesifikasjon til kontospesifikasjonen i regnskapssystemet.

Du kan derfor bokføre samlesummer på månedlig basis basert på perioderapporten som du tar ut på Hybel. Dersom du ønsker en mer detaljer regnskapsføring med avdelings- eller prosjektnummer knyttet til bygg eller leiligheter kan du også importere enkelttransaksjoner til regnskapssystemet via en bilagsjournal.

Flere utleiere halverer tiden brukt på regnskap ved å gå over til Hybel Premium 

Bokføringen på Hybel fungerer som følger:

1. Når husleie forfaller i henhold til forfallsdag definert i leiekontrakten inntektsføres dette som leieinntekter og balanseføres som en økning i fordringer leietakere
   (Debet: Fordringer leietaker, Kredit: Leieinntekter)
2. Når husleie betales inn til Hybel sin husleiekonto føres dette som en reduksjon i fordringer leietakere og en økning i fordringer forvalter
   (Debet: Fordringer forvalter, Kredit: Fordringer leietakere)
3. Når husleie overføres fra Hybel sin husleiekonto til utleiers bankkonto (vanligvis samme dag som husleie innbetales) føres dette som en økning i bankinnskudd og en reduksjon i fordringer forvalter
   (Debet: Bankinnskudd, Kredit: Fordringer forvalter)

Med Hybel Premium kan du enkelt ta ut regnskapsrapporter som forenkler bokføringen av husleie.

For å ta ut regnskapsrapporter gjør du følgende:

1. Gå til Husleie i menyen
2. Gå til fanen Regnskap
3. Velg rapport-type og dato-intervall og trykk på Vis rapport

Du kan ta ut følgende regnskapsrapporter fra hybel.no:

1. Perioderapport: Overordnet oversikt på inntekter i perioden og fordringer ved
   utgangen av perioden. Inneholder forslag til bokføring for perioden.
2. Bilagsjournal: Eksport av alle transaksjoner i valgt periode i excel/csv format som gjør det enkelt å importere transaksjonene i et regnskapssystem
3. Leietakerspesifikasjon - Åpne poster: Viser åpne poster for leietaker pr valgt dato
   (f.eks ubetalt husleie).
4. Leietakerspesifikasjon - Perioderapport: Viser alle transaksjoner på leietaker i
   perioden (forfalt husleie og innbetalinger til klientkonto).
5. Forvalterspesifikasjon - Åpne poster: Viser åpne poster for forvalter pr valgt dato
   (f.eks innbetalt husleie som enda ikke har blitt overført til utleier).
6. Forvalterspesifikasjon - Perioderapport: Viser alle transaksjoner på forvalter i
   perioden (innbetalinger til klientkonto og overføringer til utleier)

For å sette opp automatisk utsendelse av regnskapsrapporter til din regnskapsfører gjør du som følger:

1. Gå til Husleie i menyen
2. Gå til fanen Innstillinger
3. Trykk på knappen Ny utsendelse
4. Legg inn e-postadressen til regnskapsfører, velg hvilke rapporter som skal sendes, angi hvilket foretak utsendelsen gjelder og trykk på Opprett

Med Hybel Premium kan du enkelt eksportere bilagsjournaler i ulike excel/csv-formater som kan importeres i regnskapssystem. Vi tilbyr for øyeblikket tilpasset eksport til Visma, PowerOffice Go, 24SevenOffice, Xledger og Tripletex.

Med Hybel Premium føres kundespesifikasjon for leietakere i et forsystem og systemet er dermed omfattet av kravet til SAF-T. Vi har derfor lagt til rette for at en skal kunne ta ut SAF-T rapporter knyttet til kontoene "Fordringer leietakere" og "Fordringer forvalter" på samme måte som en tar ut andre regnskapsrapporter.

Her kan du lese mer om regnskap og bokføring