Sommeren 2023 besluttet Boligbyggelaget USBL seg for å teste forvaltningsplattformen Hybel Premium på et nytt bygg de overtok. Målet var å effektivisere interne prosesser og gi både ansatte og kunder en enklere og bedre hverdag. I dag administrerer USBL alle sine 600 leieobjekter på plattformen.
– Store, profesjonelle eiendomsaktører kan oppleve et bytte av forvaltningsplattform som overveldende og komplisert. Å bytte til Hybel er derimot veldig enkelt, forteller daglig leder i Hybel, Christian Rasmussen, og peker på betydelig kundevekst og eksepsjonelt høy kundetilfredshet.
Hybel ble en del av Visma-konsernet i 2022 og har etablert seg som Norges største og raskest voksende forvaltningsplattform for eiendomsutleiere.
– Å endre forvaltningssystem er strategisk viktig og berører ofte mange parter og avdelinger. Kunder, forvaltere, regnskapsavdeling, vedlikeholdsavdelig, samt ledelse og styret må føle seg trygge på beslutningen. Rapportering, sikkerhet, compliance og utvikling må også ivaretas, både på kort og lang sikt, sier Christian Rasmussen.
Flyttet 600 leieforhold til Hybel
Arne Salveson er eiendomssjef i USBL og har også erfaring som utleiesjef i Heimstaden og administrerende direktør i Fredensborg Norge. Det er hans team som jobber mest på Hybel plattformen i dag.
– Før Hybel hadde vi et forvaltningssystem med liten grad av digitalisering. Etter overgangen til Hybel har vi fått et heldigitalt, skybasert system for våre nesten 600 leieforhold, forteller Salveson.
– Hybel-plattformen har gitt oss store tidsbesparelser og langt færre frustrasjoner i forhold til systemfeil.
Hybel har også effektive importløsninger for både leieobjekter og leieforhold.
– Vi brukte til sammen 4 timer på forberedelser og import for å flytte USBL sin utleieportefølje til Hybel-plattformen, forteller Rasmussen. Det er viktig for kunden å vite at de kan være trygge i denne prosessen.
Meget brukervennlig, intuitivt og automatiserende
Arne Salveson fremhever også hvor oversiktlig og brukervennlig Hybel oppleves.
– Dette gjør at jeg som leder lett kan sjekke at alle kunder blir fakturert, leieavtaler er signert, depositum er innbetalt, leien betalt osv.
Hybel plattformen er rask, sikker og ikke minst mobiltilpasset. Dette gjør at man kan gjøre viktige oppgaver også utenfor kontoret, noe som er viktig i denne bransjen. Forvaltere kan enkelt opprette kontrakter, innflyttingsprotokoller, og sjekke depositums- og leiebetalinger i forbindelse med overtakelse, også fra mobiltelefonen. Det samme gjelder for leietakerne.
Les mer om hva du får med Hybel Premium her
USBL vokser og utvider stadig også sin utleieportefølje.
USBL har flere spennende satsinger og nybygg som både kjøpes og ferdigstilles.
– Nye leieobjekter og leietakere legges raskt og enkelt inn i systemet. Det er også verdt å nevne at vårt kundesenter rapporterer om langt færre henvendelser, da de fleste leietakerne tar direkte kontakt via Hybel sitt meldingssystem, forteller Salveson.
Gjennom Hybel har alle leietakere sin egen side hvor de kan kommunisere med sin utleier. Her har de enkelt tilgang til viktig informasjon, som leiekontrakt, innflyttingsprotokoll, fakturaer, utestående etc. I tillegg kan de sende meldinger og vedlikeholdshenvendelser direkte til utleier. Det gjør det betydelig enklere å gi leietakerne god service tilbake. Siden både forvaltere og vedlikeholdsavdeling har full informasjon på saker, status og dialoghistorikk minimerer man også behov for intern e-postkorrespondanse og manuell oppfølging.
– Vedlikeholdshenvendelser legges inn i vaktmestermodulen som gir oss fortløpende status og sikrer at oppgaven faktisk blir utført. At våre forvaltere kan se status og kommentarer fra vedlikeholdsavdelingen, gjør også kundeoppfølgingen vår enklere, avslutter Salveson.