USBL ønsket å effektivisere interne prosesser ved sine utleieprosesser og samtidig gi både ansatte og kunder en enklere hverdag. I dag administrerer USBL alle sine 600 leieobjekter på plattformen, Hybel Premium.
Sommeren 2023 valgte Boligbyggelaget USBL å implementere en ny forvaltningsplattform for utleie, kalt Hybel Premium. Hensikten var å strømlinjeforme interne prosesser og forbedre hverdagen for både ansatte og kunder. Nå håndterer USBL alle sine 600 leieobjekter gjennom denne plattformen.
Arne Salveson er eiendomssjef i USBL. Han har også erfaring som utleiesjef i Heimstaden og administrerende direktør i Fredensborg Norge. Det er hans team som jobber mest på Hybel-plattformen i dag.Fra liten til stor digitaliseringsgrad
– Hybel-plattformen har gitt oss store tidsbesparelser og langt færre frustrasjoner i forhold til systemfeil.
Hybel har også effektive importløsninger for både leieobjekter og leieforhold.
– Hybel-plattformen har gitt oss store tidsbesparelser og langt færre frustrasjoner i forhold til systemfeil.
En rask og effektiv flytteprosess
– Vi brukte til sammen 4 timer på forberedelser og import for å flytte USBL sin utleieportefølje til Hybel-plattformen, forteller Christian Rasmussen, CCO i Hybel. Det er viktig for kunden å vite at de er trygge og godt ivaretatt i denne prosessen.
Meget brukervennlig, intuitivt og automatiserende
Arne Salveson fremhever også hvor oversiktlig og brukervennlig Hybel oppleves.
– Dette gjør at jeg som leder lett kan sjekke at alle kunder blir fakturert, leieavtaler er signert, depositum er innbetalt, leien betalt osv.
Hybel plattformen er rask, sikker og ikke minst mobiltilpasset. Dette gjør at man kan gjøre viktige oppgaver også utenfor kontoret, noe som er viktig i denne bransjen. Forvaltere kan enkelt opprette kontrakter, innflyttingsprotokoller, og sjekke depositums- og leiebetalinger i forbindelse med overtakelse, også fra mobiltelefonen. Det samme gjelder for leietakerne.
Les mer om hva du får med Hybel Premium her
USBL vokser og utvider stadig også sin utleieportefølje.
USBL har flere spennende satsinger og nybygg som både kjøpes og ferdigstilles.
– Nye leieobjekter og leietakere legges raskt og enkelt inn i systemet. Det er også verdt å nevne at vårt kundesenter rapporterer om langt færre henvendelser, da de fleste leietakerne tar direkte kontakt via Hybel sitt meldingssystem, forteller Salveson.
Kommunikasjon mellom utleier og leietaker gjort enkelt
Gjennom Hybel har alle leietakere sin egen side hvor de kan kommunisere med sin utleier. Her har de enkelt tilgang til viktig informasjon, som leiekontrakt, innflyttingsprotokoll, fakturaer, utestående etc. I tillegg kan de sende meldinger og vedlikeholdshenvendelser direkte til utleier. Det gjør det betydelig enklere å gi leietakerne god service tilbake. Siden både forvaltere og vedlikeholdsavdeling har full informasjon på saker, status og dialoghistorikk minimerer man også behov for intern e-postkorrespondanse og manuell oppfølging.
– Vedlikeholdshenvendelser legges inn i vaktmestermodulen som gir oss fortløpende status og sikrer at oppgaven faktisk blir utført. At våre forvaltere kan se status og kommentarer fra vedlikeholdsavdelingen, gjør også kundeoppfølgingen vår enklere, avslutter Salveson.
Bytte av forvaltningssystem for eiendom trenger ikke være komplisert
– Store, profesjonelle eiendomsaktører kan oppleve et bytte av forvaltningsplattform som overveldende og komplisert. Å bytte til Hybel er derimot veldig enkelt, forteller CCO i Hybel, Christian
Rasmussen, og peker på betydelig kundevekst og eksepsjonelt høy kundetilfredshet.
– Å endre forvaltningssystem må gjøres riktig da det ofte berører mange parter og avdelinger. Kunder, forvaltere, regnskapsavdeling, vedlikeholdsavdelig, samt ledelse og styret må føle seg trygge på beslutningen. Rapportering, sikkerhet, compliance og utvikling må også ivaretas, både på kort og lang sikt, sier Christian Rasmussen.
Hybel ble en del av Visma-konsernet i 2025 og har etablert seg som Norges største og raskest voksende forvaltningsplattform for eiendomsutleiere.