Frost Eiendom er en anerkjent og profesjonell gårdeier og blant Norges største private boligutleiere. Selskapet ble etablert av murmester Ola Frost helt tilbake i 1943. I dag ledes selskapet av datteren Rigmor Frost.
Tidlig vår 2024 startet Frost å planlegge utleie av 116 nye leiligheter som skulle stå klare i Ola Frost Veg 5 på Tempe i Trondheim rett over sommeren. Dette ble også starten på Frost sin reise med forvaltningsplattformen Hybel Premium.
“Vi er godt oppdaterte på hva som rører seg og hva folk prater om i bransjen og hadde derfor lenge vært nysgjerrige på å teste Hybel selv på egen portefølje”, forteller Rigmor Frost.
Siden Frost skulle lansere et helt bygg på markedet ønsket de å ha god oversikt og kontroll på alle kundehenvendelser. Hybel satte dermed opp en tilpasset søknadsmodul med egen landingsside for enklere å kunne håndtere, sortere og prioritere leietakerhenvendelser. Dette er en løsning også mange studentboligaktører benytter i dag.
Og henvendelser ble det mange av! “Hybel.no er en solid markedsplass, men på plattformen kunne vi enkelt også co-publisere annonsene til Finn som gav oss full markedseksponering. Alle boligene ble revet bort ila sommeren og bygget var fullt utleid på åpningsdagen. Dette ble en stor suksess”, fortsetter Rigmor.
Rask og sømløs onboarding
“Pga alle de positive opplevelsene med Hybel, konkluderte vi raskt at vi også ville flytte resten av porteføljen over til Hybel plattformen”, forteller Frost sjefen. “Overgangen var forbausende effektiv. Hybel importerte først alle leieobjektene med H-nummer, eget nummer, strømmålernummer, rom, størrelse etc. Deretter tok vi en eksport av leietaker- og kontraktsdata fra gammelt system som Hybel brukte få timer på å klargjøre og importere. Derfra og ut har vi hatt full kontroll og fått en rekke automatiseringsgevinster,” avslutter Rigmor.
Frost bruker i dag PowerOffice som økonomisystem og Propely som sitt FDVsystem. Hybel har etablert sømløse integrasjoner mellom plattformene slik at man sparer mye tid i hverdagen. “Våre leietakere har et flott brukergrensesnitt mot oss på sin Hybel profil. Her finner de leiekontrakt, betalingsmeldinger/fakturer, protokoller og de kan også enkelt kommunisere med oss og opprette vedlikeholdssaker. Sakene vi godkjenner i Hybels vedlikeholdsmodul havner automatisk i Propely med all nødvendig info, bilder og dialog. Samtidig mottar våre kunder også meldinger og statusendringer som våre vedlikeholdsmedarbeidere registrerer i Propely. Dette gjør at vi kan samhandle mye bedre og mer effektivt samtidig som kundereisen er enkel og transparent,” forteller Rigmor Frost.
For regnskap er det satt opp API-integrasjoner som automatiserer overføring av data til regnskapssystemet. “I tillegg er det en stor fordel for oss at leiebetalingene nå går via Hybel. Det fjerner regnskapsrot knyttet til feil- og overbetalinger fullstendig. Vi har fullt oppdatert og korrekt reskontro både i Hybel og i PowerOffice. At systemet også har automatiserte rutiner knyttet til purring, varsel om fravikelse og integrert løsning for utkastelse er også meget effektiviserende” avslutter Rigmor.
Les mer om hva du får med Hybel Premium her