− Hele spekteret er digitalisert og fungerer sømløst for forvalteren. Det er en trygghet for oss som regnskapsførere, for vi er sikre på at det fungerer opp mot regnskapet, forteller Dag Rune Løvdal, daglig leder for regnskap i Forvaltningspartner. 

Sørlandets største kompetansemiljø innen drift og forvaltning av næringseiendom er samlet hos Forvaltningspartner. De forvalter rundt 500.000 kvadratmeter næringsarealer fordelt over hele regionen. Her sitter de ansatte på spesialisert kunnskap som skal gjøre det lettere å forvalte næringseiendom på en enkel, sikker og effektiv måte. 

For sine kunder tar de seg av hele den daglige driften av et eiendomsselskap, men de har også kunder som i tillegg leier ut leiligheter eller hybler. I disse tilfellene har Hybel Premium blitt et viktig verktøy. 

− Tidligere hadde vi et system som var integrert i våre næringssystemer, men det var ikke spisset mot utleie av leiligheter og hybler. Vi måtte gjøre mer jobb manuelt, som signering av kontrakt og opprettelse av depositumskonto. Etter at vi begynte å jobbe med Hybel Premium har det blitt mindre jobb med hvert enkelt tilfelle, sier Løvdal. 

Kom i gang med enkel utleieforvaltning fra 39 kroner per leieforhold her!

Dag Rune Løvdal, daglig leder for regnskap i Forvaltningspartner

Effektiviserer utleieforvaltning 

Hybel Premium er en forvaltningstjeneste utviklet av Hybel.no. Nettsiden er en av Norges største markedsplasser for bolig, men også et forvaltningssystem for store og små aktører innen boligutleie. 

Målet med Hybel Premium er å digitalisere og effektivisere utleieforvaltning. Forvaltningspartner har vært med nesten siden oppstarten av tjenesten. 

− Det var noen kunder av oss som var interesserte i produktet. Det gjorde at vi var nødt til å sette oss godt inn i materien. Er du en stor kunde som også har næringseiendom i porteføljen, er det nødt til å gå sømløst. I starten bidro vi med noen løsninger, som blant annet å sørge for en enkel integrasjon mot regnskap. 

− Nå er vi veldig fornøyde med det vi ser, og mener det er helt trygt for våre kunder å huke seg på Hybel Premium, legger han til. 

Vil du komme i gang med digital utleieforvaltning? Les mer på www.hybel.no/premium

God pakkeløsning 

Gjennom Hybel Premium har man mulighet til å opprette leiekontrakter, man får enkel opprettelse av depositumskonto og leie blir innkrevd automatisk. Løvdal mener det har blitt en god pakkeløsning, og får støtte fra kollegaen Rolf Anders Stumpf som er driftsansvarlig for bygg i Forvaltningspartner. 

Rolf Anders Stumpf, driftsansvarlig for bygg i Forvaltningspartner.

− Alt er digitalisert på en ny måte og sydd sammen til en fin pakke. Man har mulighet til å hooke opp leietakere og matche dem med dine enheter. Du lager leiekontrakt med noen få klikk og kan hente info om leietakeren direkte fra profilen hans. Alt gjøres automatisk og man signerer enkelt med bankID, sier Stumpf. 

Tidligere sendte Forvaltningspartner ut faktura og påminnelser på e-post. I dag får leietakeren et push-varsel automatisk fra Hybel om at fakturaen forfaller. Men det er også mindre jobb for Forvaltningspartner dersom leien ikke blir betalt. 

− Systemet tar seg automatisk av purring. Om leien fortsatt ikke blir betalt, får vi forespørsel om vi vil sende saken til inkasso. Så hele prosessen rundt betaling og avvik er effektivisert, sier Stumpf. 

Nå er alt samlet på en plattform. Vi slipper å sitte både på Finn.no, i regnskapssystemet og ha kontakt med banken. Det sparer våre kunder for mye penger

Dag Rune Løvdal, daglig leder for regnskap i Forvaltningspartner

Integrert mot regnskap 

Forvaltningspartner er også spesialister på regnskapsførsel og MVA-behandling av eiendom. For dem er det viktig med gode rapporteringsløsninger og oppfølging, sånn at deres kunder skal kunne få en god oversikt og beslutningsgrunnlag. 

Her har Hybel Premium vært til god hjelp og gjør det enklere å føre regnskapet for kundene, forteller Løvdal som er sjef for regnskapsavdelingen. 

− En gang i måneden henter vi ut en fil som vi fører rett inn i regnskapet. Vi har et grunnoppsett som har blitt veldig bra og importen til regnskapssystemet fungerer godt. Her får vi full oversikt over leieinntekter, utestående betalinger og postlister over hvem som har betalt og hvem som ikke har gjort det. Her kan vi også avstemme regnskapet med banken, sier han. 

Løvdal forteller også at de nå har bedre oversikt. 

− På dashbord har vi et trafikklys som enten er grønt eller rødt. Sånn sett er det enkelt å følge med og vi kan alltid se hvordan vi ligger an med innbetalinger. Det er en trygghet for å vite at divisjonen blir ivaretatt. 

Kom i gang med enkel utleieforvaltning fra 39 kroner per leieforhold her!

Halverte arbeidstiden 

Hos Forvaltningspartner er det til sammen åtte ansatte som jobber med Hybel Premium. Tre av dem er fra regnskap. 

− Regnskapsfører kan få tilgang til portalen dersom forvalteren godkjenner det. Det er en stor fordel å kunne logge direkte inn, sier Løvdal. 

Å bytte til Hybel Premium har hatt stor effekt for arbeidsmengden. 

− Antall timer vi jobber med regnskap har gått betydelig ned. Jeg vil si at vi har kuttet arbeidstiden på denne typen jobb med 50 prosent. Vi har oversikt over hvem som betaler, purrerutiner ivaretas og det er enkelt å overføre informasjonen til regnskapssystemet.

− Nå er alt samlet på en plattform. Vi slipper å sitte både på Finn.no, i regnskapssystemet og ha kontakt med banken. Det sparer våre kunder for mye penger, sier Løvdal. 

Vil du komme i gang med digital utleieforvaltning? Les mer på www.hybel.no/premium